Sala konferencyjna to miejsce w hotelu dopasowane do potrzeb klientów biznesowych. Dobrze przemyślany obiekt musi umożliwiać organizowanie spotkań bądź szkoleń, a nawet imprez integracyjnych. Odpowiednia przestrzeń z dostępem do dobrego sprzętu audiowizualnego to gwarancja powodzenia każdej konferencji. Co dokładnie powinno znajdować się w takiej sali?
Właściwy wystrój sali konferencyjnej, czyli jaki?
Obiekt hotelowy nastawiony na klientów biznesowych powinien oferować sale konferencyjne dostępne w różnych wariantach. Dla małej grupy osób zdecydowanie lepiej sprawdzi się kameralne pomieszczenie, które zostanie w pełni zapełnione przez uczestników. Przy dużych grupach konieczne okazuje się zorganizowanie spotkania w bardziej przestronnym wnętrzu. Metraż oraz ilość miejsc muszą odpowiadać liczebności grupy osób biorących udział w konferencji.
Wielogodzinne spotkania wymagają zapewnienia słuchaczom komfortowych warunków w postaci wygodnych krzeseł. Ich ustawienie musi umożliwiać swobodne rozmowy między wszystkimi uczestnikami. W wielu obiektach, np. w hotelu Sleep we Wrocławiu, najczęściej praktykuje się ustawienie stołów w kształcie litery U lub w układzie teatralnym. Wszystkie meble muszą zostać umieszczone w sposób funkcjonalny, aby przechodzenie między nimi nie sprawiało nikomu problemu.
W pobliżu sali konferencyjnej powinno znaleźć się pomieszczenie socjalne, które umożliwi zorganizowanie poczęstunku w trakcie długich zebrań. Dostęp do kawy, herbaty lub słodkich przekąsek to niezwykle istotny element tego rodzaju spotkań, który umila czas uczestnikom i pozwala na lepszą efektywność działania.
Sprzęt niezbędny w sali konferencyjnej
Oprócz eleganckiego wystroju i odpowiedniego metrażu sala konferencyjna ma zagwarantować uczestnikom dostęp do sprzętu audiowizualnego i nagłośnieniowego. Elementy takie jak rzutnik multimedialny, ekran projekcyjny, mikrofony i nagłośnienie zapewniają płynny przebieg każdego spotkania. W sytuacji, gdy konieczne okazuje się rozrysowanie jakiegoś zagadnienia, bardzo przydają się tablice oraz flipcharty. Sala konferencyjna w hotelu powinna także oferować uczestnikom dostęp do bezprzewodowego internetu WiFi.
Udogodnienia takie jak klimatyzacja i dobre oświetlenia wpływają na ocenę osób organizujących i biorących udział w spotkaniu. Właściwa temperatura i natężenie świateł odgrywają bardzo dużą rolę, zwłaszcza w trakcie długich konferencji. Możliwość szczelnego zasłonięcia okien jest przydatna szczególnie podczas wyświetlania prezentacji multimedialnych.