Wielu pracodawców chciałoby dokładnie śledzić poczynania swoich pracowników – zwłaszcza w zakresie precyzyjnego monitorowania, w jaki sposób wykorzystują oni czas pracy. Jednak należy pamiętać, że poczynania pracodawcy w tym zakresie mogą być podejmowane tylko i wyłącznie na podstawie przepisów prawa. Także wówczas, gdy chodzi o monitorowanie poczty elektronicznej. Kiedy – i czy w ogóle – jest ono dopuszczalne?
Czy pracodawca może monitorować pocztę?
Rzeczywiście Kodeks pracy – o czym przypomina adwokat Wrocław – pozwala pracodawcy na monitorowanie poczty elektronicznej swoich pracowników. Jednak może to nastąpić tylko wtedy, gdy wprowadzenie takiego mechanizmu jest niezbędne dla zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Mówiąc inaczej – pracodawca może monitorować pocztę elektroniczną swojego pracownika tylko wówczas, gdy nie ma możliwości w inny sposób kontrolować, czy faktycznie w czasie pracy wykonuje on swoje obowiązki oraz w prawidłowy sposób wykorzystuje sprzęt służbowy.
To z kolei oznacza, że monitoring poczty pracownika nie może zostać wprowadzony w sposób dowolny, tylko i wyłącznie na „widzi mi się” pracodawcy. Tym bardziej że rozwiązanie to w żadnym wypadku nie może godzić w prawa pracownika. Jakie więc formalności musi dopełnić pracodawca, aby taki monitoring był legalny? Warto, aby poznali je zarówno pracodawcy, jak i pracownicy.
Jak należy chronić prawa pracownika?
Adwokat prawa pracy Wrocław przypomina, że podstawowym obowiązkiem pracodawcy, który chce monitorować pocztę zatrudnianych przez siebie osób, jest poinformowanie pracowników o tym fakcie. Informację tę należy przekazać w sposób przyjęty w danym zakładzie. W grę wchodzi tu np. rozesłanie maili do wszystkich pracowników, wywieszenie stosownej informacji na tablicy ogłoszeń, czy też po prostu wręczenie załodze informacji pisemnej. Pracownik musi także zostać poinformowany, w jakim celu i w jaki sposób jego poczta służbowa będzie monitorowana. Z obowiązków tych pracodawca musi wywiązać się najpóźniej na dwa tygodnie przed planowanym dniem wprowadzenia monitoringu poczty. Jeżeli tego nie zrobi, monitoring nie będzie mógł zostać wdrożony.
Kodeks pracy jednoznacznie stanowi, że monitoring poczty elektronicznej w żadnym razie nie może prowadzić do naruszenia tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika. Wobec tego ustawodawca, choć zezwala na kontrolę poczty elektronicznej, jednocześnie nakłada na pracodawcę szereg ograniczeń. W przypadku ich nieprzestrzegania, zatrudniający powinien liczyć się z tym, że może ponieść odpowiedzialność, chociażby odszkodowawczą. Tym samym pracownicy, których prawa zostały naruszone przez monitoring poczty służbowej, nie powinni przechodzić nad tym faktem obojętnie, ale aktywnie zabiegać o stosowną rekompensatę i naprawę wszystkich wyrządzonych krzywd, kiedy trzeba, nawet inicjując sprawę przed sądem.