Polska osiąga coraz wyższy stopień cyfryzacji, a rozwój technologiczny nie ominął również Krajowego Rejestru Sądowego. W pełni elektroniczna platforma e-KRS to duże udogodnienie dla przedsiębiorców, m.in. dzięki składaniu sprawozdań finansowych w formie elektronicznej. Sprawdź, jak złożyć sprawozdanie do e-KRS i co daje podpis elektroniczny!
e-KRS – wymagania
Platforma internetowo-cyfrowa e-KRS stanowi spore ułatwienie dla polskiego biznesu, pozwala na szybsze załatwienie sprawy z pominięciem uciążliwej biurokracji. Co istotne – dokumentacja dotycząca zamknięcia roku obrotowego przekazywana jest wyłącznie w formie elektronicznej, co oznacza, że sprawozdania finansowe, jak i inne dokumenty związane z finansowym zatwierdzeniem roku, nie mogą być składane w tradycyjnej, papierowej formie. Zarówno wysyłka, jak i podpis wymagają ściśle określonej formuły:
- dopuszczalna jest wyłącznie forma elektroniczna,
- konieczne jest użycie podpisów elektronicznych,
- jednostki wpisane do KRS, do rejestru przedsiębiorców, przygotowują i podpisują dokumentację w formacie XSD, inny format nie jest akceptowany.
Jak już wspomniano, sprawozdania powinny być składane za pośrednictwem systemu Ministerstwa Sprawiedliwości e-KRS. Dokumentację nadal można wstępnie przygotowywać w formie papierowej, jednak przekazanie jej musi odbywać się z zachowaniem powyższych reguł.
Podpis elektroniczny w e-KRS
Dla wielu osób szczególnie problematyczną i budzącą wiele wątpliwości kwestią jest podpis elektroniczny. Złożenie podpisu pod sprawozdaniem jest jednym z wymogów, bez którego spełnienia dokument jest nieważny. Jak można podpisać e-sprawozdanie?
- kwalifikowanym podpisem elektronicznym, takim jak np. mSzafir –, który jest respektowany na terenie UE,
- Profilem Zaufanym – podpisem działającym w oparciu o Profil Zaufany, jest on dostępny wyłącznie dla osób posiadających numer PESEL oraz tylko w kontaktach z administracją publiczną,
- podpisem osobistym – zaawansowanym podpisem elektronicznym, dostępnym na e-dowodach, jest on dostępny dla osób z polskim obywatelstwem, a do jego wykorzystania konieczny jest czytnik NFC.
Szczególnie praktycznym i chętnie wykorzystywanym sposobem podpisywania sprawozdań jest kwalifikowany e-podpis. Ten w wersji proponowanej przez KIR to narzędzie, które eliminuje potrzebę korzystania z fizycznych urządzeń, takich jak czytnik i karta. mSzafir umożliwia bezpieczne podpisanie dokumentu w sprawach prywatnych, biznesowych
i urzędowych, bez konieczności drukowania pism i umów, wysyłania ich pocztą lub kurierem, ponoszenia kosztów czasochłonnej archiwizacji czy udawania się do stacjonarnych punktów sprzedaży.
Co istotne, dokumenty sygnowane kwalifikowanym podpisem elektronicznym mają pełną moc prawną i są jednoznaczne z podpisem własnoręcznym.
Jak widać, korzystanie z podpisów elektronicznych staje się elementem codzienności, nie tylko w sprawach urzędowych, ale również w wielu innych obszarach funkcjonowania biznesu i codziennych obowiązków. Niezależnie od tego, czy na ten moment potrzebujesz podpisu wyłącznie do wysyłania sprawozdań, warto rozważyć uzyskanie podpisu kwalifikowanego na stałe, który umożliwi zatwierdzanie różnego rodzaju dokumentacji.
