Jesteś przedsiębiorcą i popełniłeś błąd podczas wypełniania faktury? Zastanawiasz się, czy jest możliwe jej anulowanie? Sprawdź, w jakich przypadkach możesz unieważnić dokument oraz co zrobić w przypadku pojawienia się w nim błędów.
Popełnienie błędu na fakturze – co zrobić?
Prowadzenie firmy wiążę się z dużą odpowiedzialnością. Właściciele firm zobowiązani są do prowadzenia rzetelnej dokumentacji wszystkich czynności podejmowanych w przedsiębiorstwie. Jedną z nich jest sporządzanie faktur. Zdarzają się momenty, w których dochodzi do popełnienia błędu w trakcie ich wypełniania. W takim przypadku należy dokonać tzw. faktury korygującej. Aby nie popełnić kolejnego błędu na fakturze, dobrze jest sięgnąć po pomoc ekspertów, świadczących wysokiej jakości obsługę księgową.
Czym jest faktura korygująca?
Faktura korygująca to dokument, za pomocą którego poprawia się błędy umieszczone na fakturze. Najczęściej stosuje się tzw. noty korygujące bądź faktury korygujące dane formalne. Dokument wystawiany jest przez nabywcę towaru lub usługi, a następnie przekazywany w dwóch egzemplarzach do sprzedawcy, który musi go zaakceptować podpisem. Ta sytuacja jest związana z błędami takimi, jak data wystawienia, nazwa lub adres, numer NIP podatników, data dostawy, nazwa towaru. Faktura korygująca pozwala na dokonanie całkowitej zmiany danych. W przypadku nieścisłości związanych z pozycjami wartościowymi faktury, notę korygującą sporządza sprzedawca. Należy zaznaczyć, że na nowym dokumencie obowiązkowe jest umieszczenie informacji o tym, że jest to korekta bądź faktura korygująca.
W jakich przypadkach można anulować fakturę?
Korygowanie faktury nie jest równoznaczne z jej anulowaniem. Unieważnienie dokumentu jest uznawane przez organy podatkowe wyłącznie w dwóch przypadkach.
Pierwszy z nich dotyczy sytuacji, w której transakcja, jaką obejmuje faktura, nie doszła do skutku. Drugi natomiast jest związany z niedostarczeniem dokumentu do odbiorcy. W przypadku, gdy faktura VAT nie trafi do obiegu prawnego, możliwe jest jej wycofanie. Gdy faktura zaginie bądź ulegnie zniszczeniu, na nowym dokumencie obowiązkowe jest umieszczenie słowa „duplikat”.
Anulowanie faktury – jak to zrobić?
Osoba, której celem jest anulowanie faktury w związku ze spełnieniem należytych warunków, jest zobowiązana do uwzględnienia kilku dodatkowych, ważnych kwestii. Aby anulacja była uznana za rzetelną i prawidłowo wykonaną, obowiązkowe jest przekreślenie obu jej egzemplarzy. Należy również dołączyć do faktury odpowiedni opis. Załącznik powinien być niczym innym, jak informacją, świadczącą o tym, że faktura została anulowana. Należy dołączyć na nim datę oraz podpis osoby, uprawnionej do wystawiania dokumentów. Warto również dodać powód anulowania.
Czynność ta nie podlega ewidencji księgowej, jednak informację należy przechowywać wraz z pozostałą dokumentacją firmy. Warto również wiedzieć, że w przypadku, gdy faktura była ujęta w deklaracji VAT, to niezbędne jest również złożenie korekty tego dokumentu.
Fakturowanie w roku 2022 – idą zmiany!
Od pierwszego stycznia przedsiębiorcy mają możliwość wystawiania tzw. e-faktur, czyli dokumentów elektronicznych. W roku 2022 jest to dobrowolne. Obowiązek wykorzystywania takiej formy fakturowania planowany jest na rok 2023. Władze podkreślają, że nowe zasady mają być pomocne w wielu kwestiach. Pierwszorzędnym celem jest zwiększenie bezpieczeństwa faktur, a co za tym idzie zmniejszenia prawdopodobieństwa wydawania jej duplikatów czy korekt.
Aby dowiedzieć się więcej informacji w temacie zmian wprowadzanych przez Ministerstwo Finansów oraz w celu ulepszenia działań związanych z księgowością i rachunkowością swojej firmy warto zgłosić się do doświadczonych i wykształconych księgowych, dostępnych między innymi w M&B Biuro Rachunkowe.
